09. Ser proactivos. Segunda parte.

….. continuación

La proactividad

Para poner en marcha la proactividad en una organización hay que tener ante todo mentalidad emprendedora y ser enérgicos, no se puede ser un pastuso. Hay que conocer la organización, su actividad principal, estudiar sus procesos y ver qué se puede mejorar. No se puede estar sentado esperando que le den alguna tarea o hacer lo que hace todos los días, hay que cambiar lo que debe ser cambiado.

La proactividad no es tampoco actuar a tontas y a locas, es una tarea pensada, organizada, que busca hacer actividades más eficientes y eficaces, o sea, en el menor tiempo posible y satisfaciendo las necesidades de a quien se sirve.

Si la proactividad la asociamos a las ideas de la calidad total se pudiera decir que la mejora continua y el cero defecto son ideas proactivas, son ideas de mejoras. No son ideas reactivas de solucionar problemas, sino oportunidades de satisfacer necesidades.

La proactividad está dirigida a desarrollar actividades para resolver aquellas situaciones que nos afectan o que afectan al público objetivo. Hay cosas sencillas que afectan y es porque no somos sensibles ante terceros. Alguien que tiene que esperar parado porque a nadie se le ocurre poner cómodo a quien tiene que esperar. Alguien que debe dejar el teléfono con llamadas personales y atender a quien necesita nuestros servicios. Alguien que, en lugar de pelotearnos, nos ayuda a solucionar el problema que tenemos. Estas son cosas sencillas pero, hacen grande a quien tiene mentalidad proactiva porque se convierte en un servidor público que ayuda y no frena.

Para ser proactivos uno debe mirarse a sí mismo y ver cómo no hacer a otro lo que no le gustaría que le hicieran a él. Tiene que prevenir situaciones, ponerse en el lugar de otro, hacer un proceso de empatía. Tiene que evaluar qué agrega valor y disminuye costos, o sea, ver qué mejora el producto o servicio y qué simplemente aumenta costos. Puede pensarse en una solución automatizada para hacer la gestión más sencilla y facilitarle la vida a quien debe servir. En resumen, evalúa todas las tareas que no son necesarias y las elimina. Descubre una nueva pasión, aprende nuevas cosas y supera todo lo mal hecho del pasado, desarrolla nuevas habilidades y es capaz de crear una nueva cultura.

Claro, ser proactivo implica salirse de la zona de comodidad y rutina y buscar mejorar la imagen de su trabajo y de la organización para cual se trabaja. Esto implica asumir actitudes en el marco de sus capacidades y darle pensamiento positivo a lo que hacemos y evitar cualquier aspecto negativo del trabajo que se emprende.

Una persona proactiva es capaz de controlar su conducta y desarrollar acciones creativas, que llegan a ser hasta audaces y asumen la responsabilidad de desarrollar las buenas prácticas en cada momento. Son personas que se sienten bien cuando todo está bien y se mueven por los mejores valores que tienen con energía positiva. Conocen sus fortalezas, son asertivos, confían en sí, tienen iniciativas, alcanzan sus metas, se enfrentan a la incertidumbre, son perseverantes, solucionan problemas y aprovechan oportunidades. En un final, desafían lo rutinario y lo convierten en oportunidades.

Obviamente, la proactividad es un nuevo intangible y como la ética, los rituales y el desarrollo del sucesor, es otra actividad que ayuda al desarrollo de la organización y al mejoramiento de su imagen. Al desarrollo de la espiritualidad y a los sentimientos de felicidad y amor. Por favor, cultive y desarrolle una cultura de proactividad para hacer de este mundo un mundo mejor, que es posible.

¿Por qué una asignatura pendiente?

Porque la vida nos muestra a diario, y con ella la televisión, que somos reactivos constantemente. En la agricultura hay que esperar nos orienten aumentar las áreas de siembra, qué debemos cultivar, cómo tenemos que distribuir los productos. A nadie se le ocurre todavía beneficiar el producto para que llegue con la mayor calidad a la población.

En las construcciones hay que esperar una determinada situación que haga evidente la necesidad de reparación. No se descentraliza lo suficiente para que las reparaciones estén en manos de la población. En los viales sólo se buscan soluciones a los que responden a determinados intereses o reclamos.

En fin, no es la intensión volver esto un rosario de situaciones. Es una asignatura pendiente porque somos más propensos a la reactividad que a la proactividad y esto es un problema de actitud, que resulta una situación importante. Ante una situación o problema el reactivo espera a que alguien resuelva el problema, para el proactivo el problema es una oportunidad.  Éste toma el control de la situación el otro lo trata de evitar.

Los reactivos no piensan más allá de lo que tienen que hacer, no se atreven a hacer nada porque temen el riesgo que puede derivarse, no comunican lo que ven mal y que puede ser mejorado, se ajustan a las regulaciones establecidas, no son proclives a liderar determinadas situaciones, caen en situaciones de conflicto personales de aproximación-evitación para no generar enfrentamientos directos.

Finalmente, es una asignatura pendiente porque el cambio de reactivo a proactivo no es algo imposible. El cambio se puede llevar a cabo, para ello hay que buscar ayudar a las personas y mostrarles que tienen ideas que pueden ayudar, ideas creativas y con ello crearles un clima de confianza que lo ayudan a un cambio de actitud. Hay que crear un programa de cambio de hábitos y maneras de pensar.

Pero, creo que también hay que pensar y evaluar nuestro sistema de gestión, aún hay mucha centralización. Mientras más se centralice más lejos se ponen las ideas de mejoras, mientras más se regule más se les cierran las puertas a la proactividad.

Por favor, pensemos en sacar esta asignatura para agregarle más valor a la economía y a la espiritualidad de cada cual.

CONCLUSIONES:

• Ser proactivo es tener actitudes y aptitudes para sorprender al futuro antes de que el futuro nos sorprenda.

• Preparemos campeones en las organizaciones para premiar el éxito en las organizaciones.

• No dejen que nos roben la responsabilidad de lograr mejorar nuestras organizaciones.

• No dejen que las situaciones caigan en crisis porque no se resuelven cuando hay que resolverlas.

• Seamos proactivo, siendo empático en cada situación que observamos y cambiemos lo que debe ser cambiado.

• Seamos emprendedores y trabajemos por la mejora continua y el cero defectos. Salgámonos de nuestra zona de comodidad.

• Por favor, saquemos esta asignatura pendiente, ya es tiempo